Lokaliser deres særegenheter

Det er helt essensielt at matprofilen og -konseptet er tilpasset det enkelte arrangement. Da er det viktig å tenke på hvor arrangementet er lokalisert, hvem deres publikum er, når på året arrangementet avvikles og hvem dere samarbeider med. Et arrangement i Finnmark vil for eksempel kreve et helt annet matkonsept enn et arrangement på Sørlandet. Likeens vil et publikum hovedsakelig bestående av ungdommer foretrekke en helt annen type mat enn et godt voksent publikum.

La deg inspirere av andre arrangementer, men ikke forvent at de samme idéene og modellene som andre bruker fungerer like bra for dere. Kort sagt, ikke kopier andres matkonsept fullt og helt, men ta utgangspunkt i idéer og model­ler og gjør dem til deres egne. Dessuten er hver region og arena unik for hvert ­arrangement, og dersom dere tar utgangspunkt i akkurat det vil konseptet bli noe helt eget for deres arrangement.

Forankring

En økologisk satsing krever en sterk forankring innad i organisasjonen for å lykkes. Det er helt essensielt at alle involverte fra topp til bunn har en felles forståelse og et ensartet engasjement, slik at dere jobber mot det samme målet. En viktig faktor i forankringen av økosatsingen er kunnskap. Uten kunnskap er det vanskelig å skape ­engasjement. Å arrangere en fag-/inspirasjonsdag for alle involverte kan derfor være en god idé. Videre er det viktig at alle har et eierskap til satsingen. Egoprosjekter har minimale ­sjanser for å lykkes. Vellykkede økosatsinger har gjerne grobunn i en større felles pro­sess, der mange parter mer eller mindre bevisst har vært en del av utformingen.

• Sørg for at alle involverte besitter den kunnskapen som trengs for å skape et engasjement

• Arranger fag-/inspirasjonsdager med inspirerende og dyktige fagfolk, kanskje i ­samarbeid med en lokal matprodusent og matforedler?

• La alle involverte ta del i prosessen det er å utvikle et matkonsept – slik skapes eierskap

• Lag noen felles målsetninger som alle enes om, både på kort og lang sikt

• Skap begeistring og stolthet blant de involverte, det gjør det enklere å begeistre andre

Innvolver lokalt næringsliv

Gode lokale samarbeid gir gode ­ambassadører for arrangementet, noe som er gull verdt i markedsføringen og for arrangementets renommé. Gode allianser og tette relasjoner kan hjelpe deg som arrangør med å få realisert langt mer enn om dere står alene. Å spille på lag med flere i jobben med å bygge en identitet og en profil, vil trolig bidra til å sikre gode samarbeidspartnere, også på lang sikt. Gode samarbeid blir i større grad inngått ut fra et felles verdigrunnlag mellom arrangør og samarbeidspartnere. Da er det ­viktig at du som arrangør er tydelig på hva dere står for og hvem dere er til for.

Erfaringene tilsier at samarbeidene som er knyttet opp mot konkrete prosjekter, forankret i felles verdier og identitet, gir en langt større gevinst for begge parter – og dermed er også grunnlaget lagt for et langvarig og fruktbart samarbeid. For eksempel kan samarbeid med fagmiljø på skoler om store og små prosjekter gi rom for nyttig kompetanse og (gratis) arbeids­kraft. Lag for eksempel et prosjekt med en kokkelinje i nærområdet, hvor oppgaven kan være å utvikle et matkonsept, menyer eller et spesielt foredlet produkt. Elevene kan selv være med å tilberede og servere maten på arrangementet, noe som gir både nyttig erfaring for elevene og arbeids­kraft for arrangøren. For skolene er dette ofte interessant fordi det gir mulighet til å jobbe med konkrete og realiserbare prosjekter. Samtidig er det viktig å huske på at gode resultater i forbindelse med slike prosjekter fordrer et klart oppdrag fra deg som arrangør, både med tanke på innhold, ressursbruk og frister. Men husk at det også er viktig å gi elevene eierskap til prosjektet og arrangementet!

Synliggjør hva dere gjør

En god strategi på markedsføringen av matkonseptet og miljøarbeidet generelt er viktig for å synliggjøre for publikum og omverdenen hva og hvorfor man gjør som man gjør. For mange vil det ligge en merverdi i det å vite at maten er nøye gjennomtenkt og har en bestemt profil. Legg derfor jevnlig informasjon og nyheter på nett og i sosiale medier. Dårlig markedsføring kan i verste fall medføre at en stor del av publikum spiser hjemme eller andre steder før de kommer på arrangementet. Særlig festivaler som åpner først på ettermiddagen eller kvelden vil kunne lide dersom ikke mattilbudet er godt nok kommunisert utad. Salg av mat er en viktig del av et arrangements inntekter. Oppfordre derfor publikum til å spise middag med venner på festi­valen, det er hyggelig og sosialt. Tilby for eksempel egne piknikkurver, gode priser på middag (innen et gitt tidsrom) og legg til rette for at det er mulig å sette seg ned og nyte et godt måltid.

For mataktører, både produsenter, leverandører og restauranter, er deltakelse på et arrangement en god markedsføringskanal. Se til at mat­aktørene forstår verdien i å vise seg frem og la publikum få smake på deres produkter og retter. Kanskje det til og med er rom for å få noe mat sponset?

Planlegg

Å servere økologisk mat krever nøye planlegging i god tid før arrangementet. Enkelte økologiske råvarer kan fortsatt være vanskelige å få tak i. I tillegg kan leveranser og kvalitet variere, samt at volumet av enkelte varer kan være begrenset. Start derfor planleggingen tidlig, gjerne et halvt år i forveien, finn ut hvilke råvarer du trenger og hvor disse kan bestilles. Dette kan gjøre at du i større grad får kontroll over ovennevnte utfordringer. Bestilles varene i god tid før arrangementet, gir du også bonden eller leve­randøren større forutsigbarhet, sam­tidig som dere er sikret leveranse. Ofte vil gjerne bønder inngå direkte avtaler med kunder, og er du tidlig ute kan du spesialbestille enkeltråvarer direkte fra bonden. Du kan til og med være med å planlegge hva bonden skal dyrke.

Det er viktig å fastsette menyen basert på tilgjengelige økologiske råvarer og sesong. Da får du råvarene når de er på sitt beste, samt bedre tilgjengelighet og større volum. At varene er norsk- og lokalprodusert er i tråd med den øko­logiske tankegangen, og da vil menyen naturlig nok begrense seg selv. For eksempel vil thaimat være krevende å skaffe økologiske, lokale og sesong­baserte råvarer til. Et godt råd er derfor å gjøre det minst mulig komplisert, og heller satse på rene smaker og retter basert på norske ingredienser.